Les situations professionnelles dans lesquelles l’horodatage est essentiel

Les évolutions technologiques constituent un facteur important qui influence la manière de fonctionner de la majorité des sociétés vivantes. Dans le monde d’aujourd’hui, il existe des enjeux qui impactent la manière de vivre de la communauté humaine. Avec les problématiques persistantes de l’écologie et de la pollution, la consommation de papier est devenue un obstacle à la préservation des arbres. Dématérialiser et numériser les documents en papier font partie des solutions les plus convoitées par les entreprises commerciales. En parallèle, le pouvoir judiciaire tente ainsi de réglementer ces résolutions. Pour qu’un document électronique soit accepté juridiquement, il faut qu’il réponde à différents principes tels que l’intégrité, la sécurité, l’authenticité, etc.

Le rôle de l’horodatage dans la dématérialisation des archives

Le pilotage d’une entreprise s’apparente à la conduite d’un véhicule. Pour qu’elle avance dans le bon chemin, il faut être conscient de son présent et avoir une bonne compréhension de son passé afin de construire le futur qu’elle désire. Dans ce domaine, beaucoup de dirigeants prennent conscience de l’importance des archives en société. Les archives sont donc les incontournables documents à horodater. Horodater les archives électroniques, c’est le fait d’apposer une sorte de tampon pour attester que ce fichier a bel et bien existé au moment indiqué sur sa version électronique. En cas de besoin, les documents électroniques ne risquent pas d’être irrecevables auprès de la justice.

La numérisation des factures, une opération qui a besoin d'horodatage

Traditionnellement, les factures sont les documents comptables et commerciaux qui attestent la subsistance d’une transaction entre deux parties. Originalement, il s’agit d’un papier qui se transmet de fournisseur à client. Avec les nouvelles technologies, il n’est plus nécessaire d’envoyer par courrier ce document commercial. Pour plus de mobilité et d’économie de temps, beaucoup d’entreprises choisissent l’horodatage pour attester de l’intégrité des factures qu’elles émettent et qu’elles reçoivent en tant qu’archives. Horodater ces documents leur permet ainsi de garder une intégrité et de sécuriser les procédures dans le département commercial.

Les documents qui ont besoin de certification d’existence, l’horodatage est la solution

La technique d’horodatage n’est pas une procédure spécifique qui ne touche que certains documents électroniques en entreprise. En effet, horodater tel ou tel fichier relève des besoins de chaque société. Une société dans l’industrie du service n’aura pas les mêmes besoins en termes d’horodatage qu’une entreprise dans l’agro-alimentaire. Pour la première catégorie, elle aura besoin d’horodater ses contrats de logiciels, avec la clientèle, etc. Pour le second type d’entreprise, il se peut qu’elle ait besoin d’horodater ses fiches de stocks à un moment donné suite à un inventaire physique.